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Comunicação

7 dicas que vão ajudar você a otimizar o tempo no trabalho

Sem exagero, poucas coisas na vida são tão inestimáveis quanto o tempo — mais precisamente o que você faz com ele. Saber como otimizá-lo é fundamental para aprimorar o desempenho e, consequentemente, entregar melhores resultados.

Confira essas 7 dicas para aumentar a sua produtividade:

  1. Tenha uma lista de tarefas atualizada
  2. Reserve o tempo necessário para cada atividade
  3. Estabeleça prioridades e separe as tarefas em níveis de complexidade
  4. Utilize ferramentas de gestão de tempo
  5. Torne as tarefas mais simples e objetivas
  6. Tenha cuidado com distrações
  7. Valorize seu tempo livre
  1. Tenha uma lista de tarefas atualizada

Uma das principais causas de baixo rendimento profissional é a desorganização daquilo que deve ser feito. Então, o hábito de começar a efetuar alguma atividade sem qualquer planejamento é muito prejudicial. Nesses casos, o resultado é ruim não só em relação à quantidade, mas igualmente no que diz respeito à qualidade do que é feito.

Afinal, atividades feitas de maneira desordenada invariavelmente geram um desperdício de tempo considerável. Nesse ponto, a solução é relativamente simples: criar uma lista das tarefas que serão realizadas ao longo do dia. Liste exatamente o que será feito no dia seguinte e constate, na prática, como o tempo passará a ser muito mais bem-aproveitado.

 

  1. Reserve o tempo necessário para cada atividade

O destaque aqui é aprender a determinar o que poderá ser feito diante do tempo disponível no momento. Se na hora de programar uma viagem você também consulta o período de duração dela, por que seria diferente com as tarefas do trabalho?

 

  1. Estabeleça prioridades e separe as tarefas em níveis de complexidade

Repare que, ao criar sua lista diária de tarefas, é necessário aplicar uma boa dose de realidade. Além das horas disponíveis, você deve observar o nível de complexidade das atividades propostas. Outro aspecto imprescindível que não pode passar despercebido é a prioridade de cada tarefa. Se existem atividades urgentes, elas precisam ser concretizadas o quanto antes.

Lidar com todos esses fatores sem uma organização prévia é quase impossível. No mínimo, torna o progresso lento e, ao terminar o dia, surge aquela sensação de que o trabalho não rendeu como deveria.

 

  1. Utilize ferramentas de gestão de tempo

O fato de você listar as atividades a serem efetuadas no dia seguinte não significa que você está livre de surpresas. Em se tratando de trabalho, algo frequente é o aparecimento daquelas demandas de última hora, por exemplo. Para essas e outras situações semelhantes, você precisa se amparar em boas ferramentas de gestão de tempo.

Em uma época tão dinâmica, não faz sentido ignorar os recursos tecnológicos voltados a tal gerenciamento. Porém, é importante dizer que nem tudo se resume à tecnologia. O ideal mesmo é ter à disposição diferentes alternativas que contribuam para otimizar o tempo. Alguns exemplos de ferramenta: Planner, RescueTime e Trello.

 

  1. Torne as tarefas mais simples e objetivas

Outro ponto que merece atenção é a simplificação das atividades a serem feitas. Isso quer dizer que você precisa adquirir o hábito de dividi-las em pequenas partes. A fim de que todas as dicas mencionadas até aqui façam a diferença na sua rotina, é primordial visualizar os processos em etapas.

Em outras palavras, vale muito a pena concluir a atividade aos poucos, o que, inclusive, jamais deve ser confundido com lentidão. Na verdade, a fragmentação de um processo amplo em divisões menores mantém nossas mentes motivadas.

Esse método de trabalho faz com que você enxergue o avanço de uma maneira mais nítida. Trata-se de um cenário avesso àquele caracterizado por uma atividade única, que parece não ter fim. A conquista de minimetas é vital para otimizar o tempo, porque ela está intimamente relacionada à motivação. Esta, por sua vez, é determinante para manter um ritmo de trabalho satisfatório.

 

  1. Tenha cuidado com distrações

Chegamos a um dos grandes responsáveis pelo mau aproveitamento do tempo: as constantes distrações, correlacionadas a significativos períodos de desconcentração. Você já percebeu a quantidade de vezes nas quais seu trabalho é interrompido, seja pela chegada de alguma notificação no celular, seja alguém que pergunta alguma coisa?

Tanto em casa quanto no escritório, o segredo para resolver o problema consiste em tomar algumas atitudes simples. Com relação à interação social, você pode avisar que, durante certo intervalo, ficará temporariamente indisponível.

No caso do celular, a medida é ainda mais fácil: configure o aparelho para emitir somente as notificações emergenciais. Algumas vezes, deixá-lo no modo silencioso também ajuda. De modo análogo, evite iniciar uma tarefa e suspendê-la para fazer algo que havia esquecido.

 

  1. Valorize seu tempo livre

Finalmente, as horas livres (entre uma atividade e outra) também podem ser produtivas. Esses períodos são ótimos para desenvolver uma gestão plena do tempo. Você pode aproveitá-los justamente para pensar na organização da semana ou dos dias seguintes. Há ainda outras maneiras interessantes de valorizar os intervalos ociosos, como por meio da leitura de livros, fazendo alguma atividade física ou tendo bons momentos com a família.

Pratique todas as essas dicas para otimizar o tempo e passe a viver de um jeito menos estressante e, por consequência, muito mais saudável. Esse é o caminho para que você viva em sintonia com o mundo e, essencialmente, consigo mesmo.

 

Fonte: https://blog.racon.com.br/dicas-que-vao-ajudar-voce-a-otimizar-o-tempo-no-trabalho/